¿De qué depende que me aprueben un proyecto?
Creámoslo, o no, todos los días presentamos proyectos e ideas, ideas o acciones cotidianas, a nuestras familias, a nuestros compañeros de trabajo, a nuestros amigos… Incluso el trabajo de muchos de nosotros consiste en diseñar acciones que deben ser aprobadas en un círculo en el que no vamos a estar presentes. Es muy difícil que ejecutar una idea dependa en exclusiva de nosotros mismos. Vivimos en un mundo social en el que ciertas decisiones rara vez se toman en solitario.
Credibilidad, reducción de Riesgos y Liderazgo.
Las similitudes del proceso de decisión que nos rodea no son muy diferentes al proceso de decisión en un Consejo de Administración en una empresa. El punto en común de todas estas actividades es que los actos de decidir lo ejecutan las personas y como tales tienden a tener un comportamiento similar en sus relaciones personales y laborales.
Analicemos los requisitos que tienen que tener los proyectos para ser aprobados poniendo como ejemplo un Consejo de Administración.
Catalogaría un buen proyecto como aquel en el que es identificable qué queremos hacer, para quién y cómo afectará de manera integral a nuestra organización. Los dos primeros puntos (el qué y para quién) suelen estar presentes en los proyectos, pero el efecto integral que supondrá para la compañía (personas afectadas, recursos necesarios, cuentas de resultados, imagen, cuota de mercado…) suele estar menos presente en el informe que llega a los agentes decisores. Es muy descriptivo observar que en aquellas empresas donde los diferentes departamentos tienen una buena coordinación la evaluación de los efectos integrales de un proyecto es fácil de obtener. Por el contrario, en aquellas empresas donde los departamentos no suelen colaborar estrechamente es muy difícil hacer este tipo de evaluaciones.
En mi opinión, que un proyecto presentado en un Consejo de Administración tenga garantías de ser aprobado depende de:
Quién lo ha solicitado.
La credibilidad de quien lo presente.
La minimización de los conflictos.
Las repercusiones para los decisores.
La información presentada.
Las prioridades del momento.
Las órdenes que tengan los Consejeros.
El Liderazgo de los presentadores.
1 Quién lo ha solicitado. Si ningún miembro del consejo ha solicitado el informe del proyecto quiere decir que ningún Consejero piensa que es un tema importante. El equipo gerencial no miembro del Consejo deberá conseguir convencer, al menos a un Consejero, para que haga suyo el informe, de lo contrario el resultado esperado será nulo.
2 La credibilidad de los presentadores de la idea. Es una relación directamente proporcional. A mayor credibilidad mayores tasas de éxito de aprobación, siendo menores los requisitos que se le exijan al proyecto. La credibilidad o viene impuesta por la experiencia previa a la entrada de la empresa o es un activo que hay que cultivar, tras un largo período de tiempo, cosechando buenos resultados y provocando un clima de confianza. Por lo tanto, incorporar en la presentación a alguien con una credibilidad aceptada en el Consejo mejora sustancialmente las posibilidades de éxito.
3 La minimización de los conflictos que originará la posterior ejecución. Si todo cambio implica la lógica resistencia al mismo, mientras más información sobre los beneficios que obtendrá la empresa tengan los afectados, o se piensen medidas que minimicen los posibles efectos negativos que conlleva, más posibilidades de viabilidad tendrán las acciones propuestas.
4 Las repercusiones personales que tendrá para quién o quiénes decidan su aprobación, en el caso de ser negativas para el órgano decisor o decisores provocará el rechazo del proyecto. Un trabajo previo a la presentación será, sin duda, entender perfectamente cuáles son las expectativas de los miembros del Consejo y buscar y presentar los aspectos con los que se sientan realizados los Consejeros.
5 La información que disponga el órgano decisor. Al igual que el estudio de un proyecto sólo contiene una representación parcial de la realidad, la totalidad de los estudios de viabilidad que contiene no suele ser procesada por el órgano decisor. La redacción del Resumen Ejecutivo se presenta como esencial, siendo necesario que recoja aquellos aspectos que verdaderamente sean relevantes y motivadores para su aprobación. La elaboración de un buen proyecto también debe ser capaz de escoger aquella información que debe llegar a la alta dirección.
6 Las prioridades actuales. Un consejo de administración tiene una duración determinada y un orden de prioridades. Del acierto en la elección del día y el momento idóneo de presentación de la propuesta puede depender de su aprobación. Tratar ciertos temas en un mismo consejo pueden ser incompatibles, incluso la prelación de temas puede ser fundamental, sobre todos aquellos temas que requieran de la adopción previa de presupuestos.
7 Las órdenes que tengan los Consejeros. Todos los Consejeros representan intereses, incluso los independientes. Dejar al azar la opinión de estos es por lo menos un ejercicio de inconsciencia. Los redactores del proyecto deben tratar de influir, con información fidedigna, en las personas que verdaderamente tienen capacidad de decisión en la empresa. Saber encontrar a estas personas y tener acceso a ellas es un proceso del que no debemos olvidarnos.
8 El ejercicio de Liderazgo de los presentadores del proyecto es el aspecto más importante del proceso de aprobación. Es decir, la capacidad de convencimiento, de hacer que los Consejeros se sumen a la trayectoria marcada por el Líder, su visión de futuro, su conocimiento integral de la empresa…. Este ejercicio de Liderazgo aglutina más del 50% de los esfuerzos que hay que llevar a cabo para que un proyecto sea aprobado.
Impulsar en una empresa un nuevo proyecto requiere un gran esfuerzo de planificación, en la que no se debe dejar al azar los procesos de aprobación de la nueva idea. Construir un mapa del proceso y dedicar tiempo suficiente para pensar y comprender cuáles pueden ser las reacciones de su presentación es tan importante como la redacción del mismo.
¿Quieres que tu empresa acometa un nuevo proyecto?
Elabóralo y preséntalo como se merece.